【完全ガイド】Perplexity AIを活用した内部ナレッジ検索とSpacesの使い方・手順を徹底解説

2024年10月25日

はじめに

本記事では、Perplexityが新たに導入した「内部ナレッジ検索」と「Spaces（スペース）」機能を徹底解説します。これらの機能により、企業はWeb情報と内部データを効率的に統合し、情報検索やコラボレーションを飛躍的に向上させることが可能です。内部ナレッジ検索では、従来別々に扱われていた情報源を一括で検索できるようになり、作業効率の大幅な向上が期待できます。また、Spacesはチームメンバー間の共同作業をAIで支援し、柔軟なカスタマイズが可能です。例えば、Perplexityの顧客であるNVIDIAやDatabricksは、すでにこの機能を活用して調査プロセスを大幅に短縮しています。今すぐ最新のリサーチ手法を学び、実践的に活用してみましょう。

基礎知識

内部ナレッジ検索とは

内部ナレッジ検索は、企業内部のファイルやナレッジベースとWeb上の情報を一括で検索できる機能です。従来の検索システムでは、外部と内部の情報を別々に検索する必要がありましたが、Perplexityではこれらを統合し、より迅速で包括的な検索を可能にしました。

重要性：多くの業界では、内部データの検索は生産性の鍵です。例えば、金融業界では、内部の調査データや顧客の会議記録などを迅速に検索し、外部の最新業界ニュースと照合することで、デューデリジェンスが大幅に効率化されます。

Spacesとは

Spacesは、AI搭載のコラボレーションハブです。各チームやプロジェクトごとにカスタマイズされたスペース内で、内部ファイルやリサーチ結果を共有し、AIアシスタントを活用してチームメンバー間で効率的に作業を進めることができます。また、Perplexityでは安全性とプライバシーにも重点を置いており、ファイルや検索結果はAIトレーニングには使用されず、企業内部でのデータセキュリティも徹底されています。

重要性：複雑なプロジェクトでは、多くの人が一緒に作業を進める必要があり、情報の統合や共有が重要になります。Spacesはそのニーズを満たし、チームの生産性向上に寄与します。

内部ナレッジ検索とスペースの種類

内部ナレッジ検索の特徴
- Web情報と企業内部データの同時検索
  内部ファイルと外部のWeb情報をシームレスに検索し、重要なインサイトを統合的に得ることが可能。
- リアルタイムな検索結果
  最新の業界ニュースと過去の企業データを即座に照合し、より正確な意思決定を支援。

Spacesの特徴
- カスタマイズ可能なコラボレーションハブ
  プロジェクトや業務に応じて、AIアシスタントの応答スタイルやアクセス権限を自由に設定可能。
- 安全性とプライバシー保護
  すべてのファイルはセキュリティが確保されており、外部に流出することなくチーム内で管理。
- 第三者データ統合
  今後、CrunchbaseやFactSetなどのデータベースと連携予定。より豊富なデータに基づいて意思決定を行えるようになります。

具体的な方法・手順

準備するもの

Perplexity ProまたはEnterprise Proアカウント
内部ファイルやナレッジベース：検索対象となるドキュメント、スプレッドシート、PDFなどのファイルを準備
チームメンバー：共同で作業を進める場合、スペースに招待するメンバーを決定

STEP1: 内部ナレッジ検索のセットアップ

アカウントにログイン：Perplexity ProまたはEnterprise Proのアカウントにサインインし、ダッシュボードにアクセスします。
検索対象の設定：内部ナレッジ検索機能を有効化し、検索対象となるフォルダやファイルを選択します。企業内のクラウドストレージやオンプレミスのデータベースと連携させることも可能です。
Webとの統合検索の設定：Web上の情報源と内部データを一括で検索するように設定します。例えば、最新の業界動向を把握しながら、自社の過去の研究やプロジェクトデータを参照できます。

コツ：フィルタリングオプションを活用し、検索結果をさらに絞り込むことで、必要な情報に素早くアクセスできます。

STEP2: Spacesの作成とカスタマイズ

スペースの作成：新しいスペースを作成し、特定のプロジェクトや業務用にカスタマイズします。スペース内で使用するAIモデルや、その応答スタイルも設定可能です。
メンバーの招待：共同作業を行うチームメンバーをスペースに招待し、役割に応じてアクセス権限を設定します。これにより、適切なファイルへのアクセスと編集が許可されます。
AIアシスタントの設定：プロジェクトのニーズに応じて、AIアシスタントの設定をカスタマイズします。例えば、営業提案書を作成する際には、顧客の要望に基づいた最適な提案をAIがサポートします。

注意点：AIアシスタントの応答は、設定次第で大きく変わるため、プロジェクトやチームのニーズに応じて調整しましょう。

STEP3: 効率的なコラボレーションの実行

ファイルのアップロードと共有：スペース内に関連ファイルをアップロードし、チームメンバーと共有します。これにより、最新の情報が全員で閲覧・編集可能となります。
コラボレーションツールの活用：Spacesにはコメント機能やリアルタイムの共同編集機能があり、メンバー間の円滑なコミュニケーションと作業をサポートします。
進行状況のトラッキング：進捗を追跡し、プロジェクトがスムーズに進行するよう管理します。期限の設定やタスク管理も可能です。

コツ：チームごとに役割分担を明確にし、各メンバーの作業負荷を均等に保つことで、効率的なプロジェクト運営が実現します。

応用テクニック

効率を上げるコツ

フィルタを活用して検索結果を最適化
特定のキーワードや時間範囲でフィルタを設定し、検索結果を絞り込みます。これにより、必要な情報に素早くアクセス可能です。
AIアシスタントをカスタマイズ
チームの目的に合わせてAIアシスタントの動作を調整し、提案や検索結果をより的確に得られるようにします。
テンプレートの作成
よく使う書類や提案書をテンプレートとして保存し、スペース内で繰り返し利用することで、作業効率を大幅に向上させます。

よくある失敗とその対処法

検索対象が広すぎる
解決策：フィルタを活用して、検索対象を特定のフォルダやカテゴリに絞り込みます。特に企業内の膨大なデータベースでは、フィルタリングが重要です。
AIアシスタントがプロジェクトに適さない提案を行う
解決策：AIアシスタントの設定を見直し、適切なフィードバックや指示を与えることで、精度の高い提案が得られるようになります。

まとめ

内部ナレッジ検索とSpacesは、企業やチームにとって不可欠なツールです。これらの機能を活用すれば、内部データと外部Web情報を統合し、調査や意思決定を迅速かつ正確に行うことができます。また、Spacesを通じてチーム全体で効率的にコラボレーションができるため、プロジェクトの進行が円滑に進みます。今すぐPerplexity Proにサインアップし、これらの強力な機能を体験してみましょう。